מהם שירותי ארכיב וגניזה ומדוע למעשה רצוי להשתמש בהם? ובכן, שירותי ארכיב וגניזה נועדו לשמור על מסמכים וחמר גריש וחשוב אחר מפני נזק או לצורך אחסונם במקום שמור ומאובטח, ככל הנדרש. למעשה, ארכיב וגניזה הם שירותים המיועדים הן ללקוחות הפרטיים והן ללקוחות ולגופים עסקיים. עסקים שונים, מחויבים על פי חוק לשמור מסמכים מסוימים לאורך תקופה מוגדרת (לשל 7 שנים לקבלות וחשבוניות או לתקופה של צמיתות עבור תלושי שכר וכד').
מכיוון שלרוב לא יהיה מקום לשמור תכולה גדולה כזו ומכיוון שיש צורך לשמור את הכל באופן מאורגן, כך שניתן יהיה לאחזר או לשלוף כל מסמך בכל רגע נתון – זהו שירות קריטי לעסקים. גם עבור לקוחות פרטיים יש חשיבות בשמירה על מסמכים. לרוב אלו יהיו מסמכים בעלי ערך רגש, תמונות, תעודות וכד' או מסמכים שחשוב לשמור על הסודיות שלהם. מכאן ששירותי ארכיב וגניזה נועדו גם לאבטחת החומר אבל גם ליצירת מאגר מיד מסודר עבורו.
היתרונות של ארכיב וגניזה
שירותי ארכיב וגניזה נועדו לספק כאמור מספר שירותים חיוניים. ראשית, הוא מאפשר העתקת האחסון מהמשרד או הבית אל מקום טוב יותר. אין הגיון להקצות חדר או יותר מזה ולשלם על הנדל"ן היקר של המשרד עבור טפסים, כאשר ניתן לשלם הרבה פחות על יחידות אחסון בחברה המתמחה בגניזה או הקמת ארכיב. כאמור, יתרון נוסף הוא השמירה הפיזית על המסמכים. הן שמירה מפני גניבה או חבלה במזיד ועד אירועים הקורים בשוגג או אירועי קיצון כמו שריפות, הצפות מים ועוד.
חשיבות רבה היא גם לארגון וסידור של החומר. חלק מן השירותים הניתנים יכולים לכלול קטלוג, אחסון מאורגן ומסודר, סריקה, גיבוי ויצירת ארכיב מקצועי ממוחשב כך שכל המסמכים יהיו יכולים להיות נגישים אונליין, אבל בצורה מאובטחת, בכל רגע נתון. כמובן, שלצורך כך יש לדאוג שהחברה וכח האדם שלה יהיו בעלי מומחיות טכנולוגית ולא פחות מכך בעלי ידע בנושא מידענות.
שירותי ארכיב וגניזה בפועל
השירותים כוללים אחסון של המסמכים והפריטים, לאורך התקופה המבוקשת, במכלים ייעודיים. מכלים אלו מאוחסנים בצורה מיטבית ועל פי סוג החומר שבהם (למשל אם צריך חדרי טמפרטורה מבוקרת או בלי חשיפה לאור וכד'). האחסון עצמו גם מאובטח פיזית על ידי אנשי מקצוע ומערכות התראה וכן יש לו מערכות גיבוי ומניעה העת תקלה. חלק נוסף קשור ליצירת הקטלוג והקמת מאגר המידע ומסד הנתונים הממוחשב, כזה שיאפשר שליפה עתידית מהירה של החומר.
שווה להתעכב רגע על נושא אחזור המידע. לא תמיד הדבר מתוכנן ואיננו יודעים, כבעלי עסק או אנשים פרטיים, למתי נזדקק לשוב ולראות את החומר בכללותו או חלק קטן מאיתנו. לעיתים נדרש להציג מסמך במהירות אחרת תהליך מסוים שנבצע יתעכב. לכן קיימת חשיבות מרובה ביכולת לאתר במדויק את המסמך ולהשיב אותו מהמקום המאובטח לרשות הבעלים (ולעיתים בחזרה ליחידת האחסון המאובטחת). לכן חייב להיות מנגנון סדור ומהיר שיאפשר זאת. כאמור, הצלחת מנגנון כזה תלוי במידה רבה במערכת הארגון הראשונית ובקטלוג, שכן הדבר יקל על מציאת החומר. השלב הבא הוא מערכת שתוכל לתפעל את החזרת המסמך באופן מהיר לבעלים (כדאי לשים לב לרמת השירות המובטחת בסוגיה זו, בעת החתימה על החוזה וכן לגבי העלויות הנוספות במקרים חריגים).
כאמור, במקרים פשוטים יותר, בהם לא נדרש למסמך הפיזי בעצמו, נוכל לקבל גישה למערכת מאגר המידע הממוחשב ולצפות אונליין במסמכים, לקבל פילוחים ודו"חות שנרצה ועוד, כל זאת במידה ושירות הסריקה והגיבוי בוצע כהלכה. האפשרות של הצפייה מרחוק תיעשה באתר האינטרנט של החברה המאחסנת אבל תהיה מאובטחת ברמה הגבוהה ביותר מפני עיניים זרות.
ארכיב וגניזה של חומרים דיגיטליים
ההתפתחות המואצת של הטכנולוגיה בשנים האחרונות הביאה לכך שטכנולוגיות שימושיות מהעבר, כבר אינן רלוונטיות כיום. למשל קלטות וידאו ודיסקים. אלא שעל מדיות אלו מאוכסנים לא פעם חומרים חשובים עבורנו: תמונות, מסמכים, סרטים, תיעוד של אירועים משפחתיים וכד'. קיימת כאמור האפשרות לשמור ולנצור אותם בלי שהם יעיקו על המקום בבית. אגב, השמירה והגיבוי לא חייבים להיות רק על מדיות ישנות. כיום קיימים גם החסני גיבוי עסקיים, עליהם שמורים מסמכים ומיידעים עסקיים חשובים, שיש צורך לשמור עליהם ובעיקר למנוע נזק שלהם (לצורכי תיעוד ושליחתו בעתיד).
חומרים אלו מאוחסנים בסביבות מבוקרות, בחדרי אחסון חסיני אש (גם מסמכים רגילים מנייר), עם חיישנים מתקדמים המתריעים מפני נזקי מים ולחות, עם אבטחה מתקדמת, יכולות גיבוי ושחזור, מערכות גיבוי לגיבוי וכמובן,
אבטחת סייבר מפני מתקפות זדוניות.
שירותים נוספים
כאמור, שירותים של חברות מקצועיות כוללים שירותי ארכיב אבל גם שירותי גניזה לעסקים, סריקה, שירותי ביעור (הקפדה על מחיקת והשמדת החומר), כאשר הדבר נדרש ועוד. יש חשיבות מרבית גם לכל נושא השירות שכן חייב להיות קשר ישיר וטוב בין הלקוח לחברה. לצד הנושא הביטוחי והאחריות שעל החברה להפגין, הרי שנדרשת ממנה גם שמירה על סודיות וחיסיון. לכן בחירת החברה היא עסק מורכב ולא פשוט. המומחים שלנו הבקיאים בתחום ישמחו לעזור לך ובאתר שלנו, תמצא עוד מידע רב על התחום, כדי שכבעל עסק או כאדם פרטי שחשוב לו שלמור על פריט ערכי – תקבל את כל המידע החשוב והעדכני ביותר.
