חלק מהאנשים שומעים את המילה "ארכיון", וחושבים מיד על משהו נושן שמאפיין בעיקר חברות עם מימדים לא מבוטלים של נוסטלגיה וחזרה לעבר.
המאמר הנוכחי יציג בפניכם עובדה שלא כולם שמים לב אליה עד לרגע שהיא נוגעת אליהם באופן ישיר – שירותי ארכיון הם הרבה יותר נפוצים ממה שחושבים. הם מאפיינים ארגונים, מוסדות ובתי עסק מצד אחד, אבל גם שורה ארוכה של אנשים פרטיים מהצד האחר.
למה אנחנו זקוקים לארכיון?
ארכיון, על פי ההגדרה, הוא מקום בו שומרים אוסף של פריטים מכל סוג: זה יכול להיות לפרק זמן קצר, של מספר ימים או שבועות, אבל גם למספר שנים או באופן קבוע. הפריטים שממקמים בתוך הארכיונים עשויים להיות מסמכים, תמונות, ספרים, חפצים או אפילו אמצעי מדיה דיגיטליים ורכיבים ממוחשבים. מכאן ברור מדוע החשיבות של הארכיונים מכרעת. החפצים האלה מצריכים בהרבה מקרים לא מעט נפח, והם בעלי ערך משמעותי מאד.
נהוג למנות שני סוגים עיקריים של ארכיונים, הנבדלים ביניהם במטרות האחסון של הפריטים. ארכיון מנהלי הוא נחלתם של ארגונים ומוסדות בעיקר, ופועל בדרך כלל במסגרתם. אל הארכיון מוסיפים חומרים מהארגון, לעיתים באופן שוטף. במקרים אלה הארגון הנעזר בארכיון עשוי לגשת אליו בהרבה מאד מצבים. לכן חשוב ארכיון שיהיה זמין ונגיש עבורם, ושהחברה שמנהלת אותו תוכל לספק להם מענה בעת הצורך.
הסוג השני של הארכיון מחזיר אותנו לעבר – ארכיון תיעודי. הארכיון מציג פריטים שונים הנוגעים לנושא מסוים (נניח הארכיון של יד ושם ובו פריטים מהשואה), לאדם פרטי (אוסף יצירות של אמן) או לגוף ספציפי. חלק מהארכיונים מיועדים לשמש מקום בטוח עבור הפריטים האלה, שלעיתים הם יקרים מפז. לצד זה יש ארכיונים פתוחים לציבור, שמיועדים לחשוף את מי שמעוניין בכך להיסטוריה. דוגמא לכך היא ארכיון העיתונים של בית אריאלה, מקום אליו מגיעים רבים שמחפשים עיתון מתקופה של עשרות רבות של שנים אחורנית.
הדרישות מהארכיון
על מנת שארכיון יוכל לעשות את עבודתו נאמנה, הוא צריך לעמוד במספר דרישות. הראשונה היא סדר וארגון. בארכיון הממוצע יש רשימה ארוכה ולעיתים אינסופית של פריטים, כך שפשוט מאד ללכת לאיבוד – אבל קשה מאד להתמודד עם מצבים בהם לא יודעים היכן נמצא פריט מסוים בארכיון, ואיך מגיעים אליו.
הארכיון חייב להיות בעל שיטת מיון וסידור של הפריטים שתאפשר גישה נוחה ומהירה אליהם, כפי שאכן נדרש פעמים רבות: מיון על פי אותיות, מספרים, נושאים וכן הלאה. חשוב שתהיה שקיפות לגבי הנעשה בארכיון, עם עדכון של הנעשה בו. אם מוציאים פריט מסוים מהארכיון לפרק זמן מוגדר, המידע בארכיון צריך להיות מעודכן על עצם השינוי.
הארכיון חייב לשמור על הפריטים הקיימים בו מכל משמר. שמירת מסמכים ופריטים אחרים הנעשית בו חייבת להעניק ללקוחות של הארכיון שקט נפשי, ולעמוד בדרישות הגבוהות ביותר של בטיחות ומיגון. על הארכיון להיות מאובטח היטב, כאשר חשוב שיהיה אדם אחד לפחות שיפקח על הפריטים שנמצאים בו, על האנשים שנכנסים ועל הוצאת והכנסת הפריטים: בקרה היא מילת המפתח. בהרבה מאד ארכיונים יש מערכות שמקלות על המלאכה, דוגמת מערכות אזעקה או מצלמות אבטחה.
יש ארכיונים שלוקחים בחשבון גם תרחישים שליליים אחרים שעלולים לאפיין מסמכים המאוחסנים בהם. חשבו על מצב בו מתרחשת שריפה שעלולה לפגוע בתוך מספר שניות בכל פריט הנמצא בארכיון. מעבר לחובת הזהירות של אנשי הארכיון מומלץ שהמקום המאחסן יהיה בעל אמצעים לגילוי ולכיבוי אש. אם יש פריטים שמחייבים אחסון בתנאים מוגדרים, למשל טמפרטורה נמוכה, על הארכיון להציע את התשתיות האלה.
