כל אדם מוקף בחומרים שהוא צריך לשמור עליהם מכל משמר, ולרוב גם לאורך זמן. הבעיה היא שלא תמיד זה פשוט לעשות את זה.
הפריטים שאנחנו מחזיקים בהם עומדים בפני שורה ארוכה של סיכונים פוטנציאליים, כך שלא משנה עד כמה אנחנו נזהרים הם (וגם המידע שבהם) עלולים לרדת לטמיון. סכנה אחרת היא שאנחנו נלך לאיבוד תחת עומס המידע, כך שלא נדע היכן נמצא כל פריט ואיך אפשר להגיע אליו בצורה הפשוטה ביותר.
אם גם אתם סובלים מהבעיות האלה – והמציאות מראה שהסבירות לכך בהחלט גבוהה – כדאי שתשמעו על שירותי גיבוי ואחסון, המוצעים על ידי חברות שונות הפועלות בשדה המשחק. באמצעותם ניתן למצוא פתרון לאורך זמן לפריטים השונים שלנו, תוך כדי שיפור ההתנהלות השוטפת.
המטרה: לשמור על החומרים לאורך זמן
שירותי גיבוי ואחסון הם צעד מרכזי בדרך לאותה שמירה חיונית על חומרים: מסמכים, תמונות, קלטות וידאו, דיסקים, מדיות דיגיטליות וכן הלאה. יש כאן מספר פעולות שנעשות, לעיתים במקביל, ומאפשרות יחדיו לשמור היטב על הדברים החשובים לנו יותר מכל.
גיבוי מידע מכניס לתמונה את המידע האגור במערכות ממוחשבות כלשהן, בכוננים קשיחים וכיוצא בזה. העיקרון כאן הוא שיוצרים העתקים של המידע, כך שאם המידע ה"מקורי" יירד לטמיון – יהיה אפשר לחזור לגיבוי. לא קשה להבין מדוע הגיבוי הוא כל כך חשוב, שעה שהוא מונע מצבים בהם מידע חשוב, רגיש ולעיתים גם יקר הולך לאיבוד. גיבוי המידע מעניק לנו גם הרבה מאד שקט נפשי, שאין לזלזל בחשיבותו כלל וכלל.
הפעולה המשלימה הבאה היא אחסון מידע, שירות שאף הוא ניתן על ידי אותן חברות מקצועיות שהוזכרו מעלה. אחסון המידע נעשה במקומות מסודרים, מאובטחים ומוגנים מפני תרחישים שליליים שונים: גניבה, שריפה, הצפה וכן הלאה.
האחסון מספק לכן את ההגנה וגם מקל על ההתנהלות השוטפת שלנו. אם לוקחים בתור דוגמא מייצגת בתי עסק וארגונים שונים, סביר שהמידע שיצטבר בהם יהיה בכמויות מסחריות – מטרת האחסון היא להפחית את הפריטים הנמצאים בבית העסק, ובכך לחסוך במקום.
כאשר האחסון נעשה על ידי חברה מקצועית שגם תדע מהי הדרך הטובה ביותר לארגן ולסדר את הפריטים, כך שאפשר יהיה לדעת היכן ממקמים כל דבר, וניתן יהיה להגיע אליו בקלות בעת הצורך. חברות רבות שמספקות שירותי אחסון מאפשרות שליפה של החומרים הדרושים בעת הצורך, עם או בלי שירותי הובלה שלהם (בתשלום נוסף או כחלק מהמחיר).
למה חשוב לשים לב?
לא תמיד חייבים לבחור הן בשירותי גיבוי והן בשירותי אחסון, אבל בלא מעט מקרים מומלץ לעשות את זה. ראשית, בדרך זו אין צורך להתנהל מול מספר חברות במקביל, מה שמן הסתם מקל על ההתנהלות וגם עשוי להוזיל את העלויות.
הסיכויים ללכת לאיבוד יהיו כמובן קטנים יותר במצב הזה. הפנייה לחברה אחת תאפשר לבחור בגישה ניהולית דומה של המידע, בכוחה להקל על הגישה אליו עוד יותר.
כמובן שמומלץ לבדוק היטב את המוניטין ואת הניסיון של החברה בכל אחד מהתחומים האלה. יש שימליצו לבחור בחברות שמתמחות בעבודה עם סוגים שונים של מידע, או של לקוחות: שירותי גיבוי ואחסון ללקוח פרטי עשויים להיות שונים מאשר שירותים מקבילים עבור עסקים ומוסדות.
חשוב לתאם מול אנשי החברה את כל ההיבטים של השירות, תוך שימת דגש על שלל פרמטרים: כך למשל יש לראות מהי הזמינות של החברה, באילו שעות אפשר לפנות אליה ומהי ההתחייבות של החברה לספק את המידע או השירות לגבי הדברים שמאוחסנים או מגובים אצלה.
