שירותי גניזה וארכיב נתפסים על ידינו ככאלה המיועדים בעיקר למגזר העסקי והמוסדי, עם גופים להם אינספור מסמכים שדורשים פתרון.
למרות שלקוחות מהסוג הזה הם אלה שפונים בדרך כלל לשירותי החברות הפועלות בתחום, אי אפשר להתעלם מהלקוחות הפרטיים – כי כיום לכל אחד מאיתנו יש פריטים, מסמכים, תמונות וקבצים שאנחנו רוצים לשמור עליהם מכל משמר. אז מתי כדאי לפנות לחברות המספקות שירותי גניזה פרטיים? ואיך בדיוק עושים את זה נכון?
חשיבות שירותי הגניזה ללקוחות פרטיים
ברמה הכללית אפשר לטעון ששירותי גניזה מתאימים לכל אדם שרוצה למצוא פתרון בטוח לאחסון פריטים שונים, בעיקר ניירת על סוגיה. את השמירה מעוניינים לעשות בדרך כלל כאשר יש מגוון רחב מאד של מסמכים שמעוניינים למצוא להם פתרון מצד אחד, וכאשר המסמכים האלה רגישים ויקרים לנו מצד שני (יקרים מבחינה רגשית או לחלופין כלכלית).
כבר מההגדרה הדי בסיסית הזו, אפשר לחשוב על לא מעט מסמכים ששירותי גניזה נראים כמו פתרון מצוין עבורם: תמונות של המשפחה או הילדים, מסמכים בעלי חשיבות היסטורית (תעודות למשל), מגזינים ופרסומים שהוא מעוניין לשמור ועוד. שימו לב שממש לא מדובר כאן על פריטים מנייר בלבד, כאשר אפשר לגנוז שלל פריטים אחרים: תקליטים מוזיקליים, דיסקים למחשב, קלטות וידאות וכן הלאה.
חשוב לשים לב שהחומרים המאוחסנים אמורים להיות נעולים ומוגנים היטב, אבל מצד שני כן רצוי שתהיה אליהם גישה מהירה – אדם המוסר חומרים ומסמכים לגניזה עשוי לחזור אליהם מדי פעם. יש לראות את ההסכם מול החברה המספקת את השירות, ולשאול מהו התהליך במקרה שמעוניינים לקבל גישה לחומר מסוים: יש חברות שמובילות את החומר לבי הלקוח תמורת סכום מוגדר.
בדרך כלל החברות אמורות לספק את הגישה למסמכים תוך פרק זמן מינימלי, אפילו של שעה, כולל בזמנים שאינם שגרתיים. חלק משמעותי מהחברות הפועלות בשדה המשחק פועל 24 שעות ביממה ובכל אחד מימות השבוע, זמינות שהופכת את השירות שלהן לאטרקטיבי יותר בלא מעט תרחישים.
העלויות והשירותים הנלווים
אי אפשר לספק תשובה חד משמעית לשאלת עלות שירותי הגניזה ללקוחות פרטיים, מכיוון שהעלות הזו משתנה בהתאם למדיניות החברה המאחסנת, מספר הפריטים שמעוניינים לאחסן וסוגם. החדשות הטובות הן שבחלק הארי של המקרים מדובר בסכומים שהם בהחלט זניחים, כשסכום של כמה עשרות שקלים לשנה עבור מיכל או תא אחסון הוא בהחלט מתקבל על הדעת.
יש חברות שמעמידות מינימום של תאי אחסון ללקוח, ולכן חשוב לראות מה הן מציעות לפני שמקבלים את ההחלטה. לגבי מקום האחסון, חשוב מאד לראות עד כמה הוא מוגן ומאובטח מפני נזקים שונים: גניבות, מעשי זדון, שריפות, הצפות וכן הלאה. על מקום האחסון להיות מאובטח בכל מאת האחוזים, כך שהמשתמשים בשירותיו יוכלו לקבל שקט נפשי.
כמו כן, יש לראות מהו משך האחסנה, כאשר ברוב המקרים מדובר על תקופה של שנה אחד. בתום השנה אמורה החברה ליצור קשר עם הלקוח, כדי לתאם איתו מה לעשות עם הפריטים המאוחסנים: אצל חלק מהחברות אם לא ניתנת הוראה מפורשת להמשיך את האחסנה, החומרים יושמדו. אפשר להבין אותן על רקע העובדה ששטח האחסון, גם בקרב החברות המקצועיות, הוא מוגבל.
עוד משהו שצריך לשים לב אליו הוא אופן ההעברה של החומרים לתוך הארכיב, שעלול להיות מורכב כאשר מקום האחסון רחוק, כשיש הרבה פריטים שצריך למצוא להם פתרון ועוד. חלק מהחברות הפועלות בשדה המשחק מספקות שירותים משלימים שעשויים להיות חיוניים, כולל איסוף של המסמכים מבית הלקוח (בתשלום נוסף לרוב).
