על פי האמרה הידועה, עדיף להיזהר מאשר להצטער. ובכן, ספרו את זה לאינספור אנשים שלא נזהרו מספיק, וראו חומרים יקרים להם – מבחינה רגשית או כלכלית – יורדים לטמיון.
למרבה הצער זהו תרחיש שעלול להתגשם, לא משנה עד כמה אנחנו נזהרים ומנסים לשמור על הפריטים מכל משמר. כדי להגדיל את הביטחון ביחס לחומרים החשובים, וגם לקבל קצת שקט נפשי, מומלץ לפנות לחברות המספקות שירותים מקצועיים של גיבוי חומרים.
מדוע צריך גיבוי חומרים?
גיבוי חומרים, על פי ההגדרה הבסיסית, הוא עשיית עותקים של נתונים ממוחשבים או דיגיטליים. מטרת העל של הגיבוי היא לאפשר לשחזר את המידע במקרה שהחומרים המקוריים נפגמים או ניזוקים בדרכים שונות. הפגיעה הזו כאמור בהחלט אפשרית. מחשבים עלולים לסבול מתקלות חומרה או תוכנה, מפגיעות פיזיות (נניח נפילה של מחשב נייד), מוירוסים ומהרבה צרות אחרות. אם בוחרים להיעזר בכונן חיצוני, בהתקן USB, בדיסק או באמצעי אחסון אחרים, מגלים שפוטנציאל הנזק הוא גדול אפילו יותר.
זו הסיבה שרבים כיום בוחרים לגבות את הקבצים שלהם על גבי הענן, שרת חיצוני שהם מתחברים אליו דרך האינטרנט. גיבוי בענן מגדיל בצורה משמעותית את הביטחון, כי לחלק ניכר מתשתיות הענן יש מערכות אבטחת מידע מחמירות, אבל קחו בחשבון שגם במקרה הזה עלולות להיות סכנות.
תורה של ממש
התחום של גיבוי חומרים הוא מורכב הרבה יותר ממה שאנשים חושבים, עם מתודולוגיה וגוף ידע שאפשר לשאוב ממנו. גם אם המשתמש הממוצע לא בהכרח יהיה מודע למודלים האלה, ייתכן שהחברות שהוא פונה אליהן כן. ממש על קצה המזלג אפשר למנות שיטות ארגון ביניהן ארגון בלתי מאורגן (השיטה הבסיסית והלא כל כך מומלצת), גיבוי מלא ומצטבר, גיבוי מלא בשילוב עם גיבוי שינויים, שיקוף בתוספת של הוראות חזרה ועוד.
התמונה ממש לא צריכה להסתכם בגיבוי, כשאתגר ממשי הוא ניהול נתוני הגיבוי. גם כאן יש מספר גישות שנהוג לבחור ביניהן: הצורה הנגישה מכולן היא גיבוי מקוון, אם כי יש גיבוי לא מקוון, גיבוי הנעשה מחוץ לאתר (כמו במקרה של שירות בענן), גיבוי באתרים נקודתיים ועוד. הכל תלוי בסוג הקבצים ובתשתיות הקיימות אצל הגורם המגבה.
איפה מגבים? ומתי?
גיבוי חומרים יכול להיעשות על ידי חברות שזוהי המומחיות שלהן – חברות אלה בדרך כלל יעניקו שירותים משלימים דוגמת גניזה, אחסון, סיווג, קיטלוג וכן הלאה. החברות לוקחות על עצמן שלבים שונים בתהליך, מציעות את אמצעי הגיבוי וגם דואגות לאבטחה שלהם בכל רגע נתון.
בהתנהלות מול החברה יש לראות האם תהיה גישה לחומרים האלה, מה שבהחלט עשוי להידרש. חברות רבות שמספקות את הגיבוי ואת האחסון מבטיחות גישה מהירה למידע המאוחסן, באופן מיידי או לכל היותר לאחר מספר שעות. החברות האלה גם פועלות במצבים שונים סביב השעון, 24 שעות ביממה ושבעה ימים בשבוע. אף פעם אי אפשר לדעת מראש מתי השירותים שלהן יהפכו לחיוניים.
שאלה שצריכה להישאל ביחס לגיבוי נוגעת לתדירות שלו, שמשתנה כמובן בהתאם לצרכי הלקוח ולסוג החומרים הספציפיים. יש אנשים שמבצעים את הגיבוי לעיתים רחוקות ובמקרים נקודתיים, למשל אחרי שהם מעבירים למחשב תמונות חשובות של הילדים או הטיול האחרון. לעומתם, במקרים אחרים ייתכן שהגיבוי יצטרך לעשות סביב השעון, אפילו מדי יום: כך למשל במקרה של עסקים, ארגונים ומוסדות שכמויות המידע שמסתובבות במחשבים שלהם נוטה להיות גדולה מאד.
עם כל היתרונות של הגיבוי, צריך כמובן לנסות להימנע ממנו ככל שאפשר. אין תחליף להתנהלות זהירה ולדאגה יתרה למסמכים ולחומרים.
