אם יש לכם מסמכים חשובים, אתם יודעים שעליכם לשמור עליהם מכל משמר: המסמכים האלה יכולים להיות למשל הסכמים חתומים, חוזי עבודה, רשימות ציוד ומלאי, מספרי טלפון הכרחיים וכן הלאה.
מדובר בפריטים שאנשים פרטיים, עסקים ומוסדות לא יכולים להתנהל בלעדיהם, ושגם עשויים להיות שווים עבורם הרבה מאד כסף. הבעיה היא שרשימת הנזקים למסמך הממוצע היא רחבה בהחלט, וכוללת תרחישים שליליים של אובדן, גניבה, שריפה, נזקי מים – והרשימה עוד ארוכה.
אחד הפתרונות היעילים והבטוחים למניעת מקרים חמורים דוגמת אלה הוא פנייה לחברה המציעה שירותי אחסון מסמכים חשובים.
איך מאחסנים כיום מסמכים?
כשמדובר במספר מסמכים בודדים, רבים מאיתנו יודעים מה לעשות איתם: הם פשוט ממקמים אותם בצורה אקראית במגירה פנויה שיש בבית או במשרד, מבלי שהם זוכרים לאחר מכן היכן הם שמו מה. במסמכים בכמויות קטנות אפשר להסתדר פחות או יותר ככה, גם אם ברור שנוח זה לא צפוי להיות. עם זאת, כאשר יש מסמכים בכמות "מסחרית", מסוגים שונים ובעלי דרגות חשיבות משתנות, יש לחשוב כבר על פתרון מקיף יותר.
שירותי אחסון מסמכים חשובים, כאמור, הם פתרון מתבקש. העיקרון כאן פשוט: פונים לחברה מקצועית שתיקח על עצמה את אחסון המסמכים, ולעיתים גם שירותים חיוניים הכרחיים (כפי שנרחיב בהמשך). האחסון נעשה במקומות מאובטחים, שיכולים להיות כספות, מגירות נעולות, מחסנים שלמים וכן הלאה.
החברה תהיה אחראית על מניעת הגישה למסמכים לכל מי שלא אמורה להיות לו גישה אליהם, ולרוב גם תנקוט באמצעי מיגון וזהירות לתרחישים שליליים שונים: כדי להקטין את הסיכויים לשריפה שתחריב את המסמכים כליל, מותקנים במקומות האחסון בדרך כלל גלאי עשן ואמצעים לכיבוי אש.
מקומות האחסון נמצאים כמעט תמיד תחת שמירה מקיפה סביב השעון, שאמורה להתמודד עם נסיונות גניבה (מסמכים חשובים השווים כסף ימשכו מן הסתם גנבים רבים).
על החשיבות שבזמינות
גם אם המסמכים נמצאים במקום בטוח ומוגן היטב, עדיין זה לא אומר שההתנהלות ביחס אליהם תהיה נוחה. בבחירת שירותי אחסון מסמכים מומלץ מאד לשים לב לזמינות של החברה שמספקת את השירות: האם היא תהיה זמינה תמיד? איך המסמכים יועברו אליה וממנה (חברות רבות מספקות שירותי שינוע של המסמכים)? מה פרק הזמן המקסימלי שצפוי לעבור בין בקשת הלקוח לבין הצגת המסמכים שהוא מעוניין בהם בפניו? וכן הלאה.
התשובות לשאלות האלה שונות אצל כל חברה, ועשויות להשפיע בצורה משמעותית על האטרקטיביות של השירותים. יש חברות שפועלות 24 שעות ביממה ושבעה ימים בשבוע, תוך שהן מתחייבות על פרק זמן מינימלי של מתן השירות בכל רגע נתון. לעומתן, חברות אחרות מספקות פתרונות רק במועדים מוגדרים, ולכן עלולה להיווצר ללקוחות שלהן בעיה.
בגדר חובה: סדר
עוד משהו שחייבים לשים לב אליו הוא האופן בו המסמכים מאורגנים בתוך הארכיב (או הפתרון האחר שנמצא עבורם). במעמד ההעברה חשוב למיין את המסמכים לפי נושאים, או לחלופין לסדר אותם באופן הגיוני: חברות רבות מפתחות שיטות משלהן לצורך הארגון, אבל לצד זה מנסות להבין את הצרכים המשתנים של הלקוחות, הרגלי השימוש שלו במסמכים והרצונות שלו.
בכל אופן, חשוב מאד לבחור בשיטת ארגון ותיוק שמתאימה להם כמו כפפה ליד. אתם ממש לא רוצים להגיע למצב בו תהיו זקוקים באופן דחוף למסמך מסוים, שיימצא אצל חברת האחסון – אבל לא תדעו היכן בדיוק הוא נמצא.
חברה מקצועית תוכל לייעץ בתחום, לסייע ללקוחותיה לחסוך מאמצים וגם זמן, כאשר הפעולות הטכניות נעשות על ידי אנשי החברה ולא הלקוח שלה. זמן במקרים האלה עשוי להיות שווה הרבה מאד כסף.
