שימוש בשירותי ארכיב מקצועי כבר הפך לסטנדרט אצל בעלי עסקים רבים אשר רוצים לשמור על המסמכים החשובים עבורם במקום בטוח ומסודר. החל ממסמכים פשוטים יחסית כמו קבלות וחשבוניות וטפסים שונים של ניהול העסק ועד מסמכים חשובים בהרבה ובעלי ערך גבוה כמו חוזים, תעודות וכד'. הסיבות לשמירה יכולות להיות מגוונות: החל מחוסר מקום בעסק אל מול הררי המסמכים הנערמים בלי סוף (לא להאמין איך העידן הדיגיטלי לא חסך בכך אלא אפילו הגביר את קצב הניירת) וכלה ברצון לשמור במקום מאובטח (מפני חבלות וזדון ומפני מקרים לא רגילים כמו שריפות והצפות) מסמכים חשובים.
למעשה, גם אזרחים מן השורה, שאינם בעלי עסים, בוחרים להשתמש בשירותים של ארכיב מקצועי. גם כאן הסיבה היא הרצון לשמור על חומרים יקרי ערך, חלקם בפן הרגשי: מסמכים ותעודות, תמונות, מדיה דיגיטלית ישנה, פריטים היסטוריים שאינם עשויים ניר וכו'. בשני המקרים ואל מול שתי האוכלוסיות, ארכיב מקצועי מאפשר שמירה אבל גם תיוק וארגון של המסמכים והחומר, במקום בטוח ושמור. מקצועיות חברת הארכיב נמדדת גם ביכולת לשלוף את המידע ביעילות בשעה שהלקוח מבקש זאת, לסרוק ולארגן את החומר ואפילו להעלות אותו לגיבוי דיגיטלי וכמובן לתת שירותי גניזה וביעור כאשר הדבר מבוקש. הנה עוד כמה דברים שכדאי לבקש ולדרוש משירותי ארכיב מקצועי.
להעביר את החומר בבטחה
נושא העברת החומרים מהמשרד, למשל אל יחידות האחסון המתקדמות של שירותי גניזה וארכיב הם נושא חשוב מאוד. שכן ביחידות האחסון של חברת ארכיב מקצועי- החומר מאובטח אבל עד לשם ישנם שלל נקודות תורפה. גם אם החומר אינו סודי, הרי שהוא יכול להינזק מעצם אחסון לא נכון. יתכן והוא מגיע עם פגיעה שתתעצם בהמשך, למשל אחסון קודם באב או לחות שכבר פגעה בו ואם לא תטופל- תתעצם.
באופן כללי, כדאי גם לארגן את החומר באופן מסודר קודם יציאתו מהעסק. דבר זה יסייע לחברת שירותי הארכיב לסווג ולארגן את המידע ביחידות שלה, כך שניתן יהיה לאחזר את המידע בכל רגע שתבקשו בצורה מהירה ומדויקת. חשוב מאוד גם לנסות בימים הראשונים לסרוק את המסמכים או ליצר גיבוי ולהעלות את הכל למאגר מידע מסודר. וכמובן יש את המימד הפיזי של ההובלה. בחלק מן המקרים מדובר במסמכים יקרי ערך או כאלו שאחרים היו רוצים להניח עליהם את ידם. מחסני החברה, בשטח שלה מאובטחים 24 שעות ביממה לאורך כל השבוע וכך צריך להיות מאובטח גם תהליך ההעברה עם ציוד ושינוע מתאימים.
לארגן ובאופן מסודר ולאחזר
כאמור, חלק חשוב מההעברה עצמה ומהימים שאחרי העברה, הוא ארגון החומר באופן מסודר ביחידת האחסון. הסיבה לכך היא שבמקרים רבים נצטרך לאחזר את המידע לשימוש שלנו. למשל כאשר נצטרך להציג מסמך שכעת שמור בארכיב. לעיתים יהיה מדובר על פרקי זמן קצרים ולכן יש חשיבות ליכולת למצוא את המידע במהירות ולשלוח אותו חזרה לבעלים – גם כן בצורה מאובטחת.
ארכיב מקצועי מאפשר שליפה מהירה של חומרים, בשל יכולת האחסון, הגיבוי והאבטחה שלו ומסירתם לידי הבעלים. בעת בחירת שירותי ארכיב, מומלץ לשים לב למדיניות האחזור של החברה ובעיקר לטווחי הזמן שהיא מבטיחה לספק את השירות והמחיר שהיא דורשת עבור פעולות אלו (ישנם כמובן מסלולים שונים). יהיו מקרים בהם נזדקק למסמכים מסוימים בבהילות והיכרות או קביעת זהות החברה שתתן לנו שירותי ארכיב על פי פרמטרים אלו – חשובה מאוד.
ארכיב מקצועי ומאובטח
חלק נכבד משירותי הארכיב קשורים לאבטחה הפיזית של החומרים. החל מאבטחה מפני גנבים או כאלו המבקשים לפגוע בחומר וכלה באבטחה מפני אסונות טבע או מקרה קיצון. הדברים המפחידים ביותר לרוב וכאלו שעלולים להתרחש בעת המצאות המסמכים במשרד הם שריפות ונזקי מים. שירותי ארכיב מקצועי מעניקים אבטחה מוגברת סביב נושאים אלו. ראשית אבטחה פיזית של שומרים ומערכות אבטחה והתרעה מסביב לשעון וכלה במערכות למניעה והתמודדות עם מקרי קיצון שלפגעי טבע או דברים לא צפויים אחרים.
למימד האבטחתי יש גוון גם כאשר אין אירוע מג'ורי. כך ארכיב מקצועי מאפשר שמירה על חומרים בסביבה אידיאלית ביחידות אחסון מותאמות. הכוונה היא למנוע נזקי אבק, אור, טמפרטורה, לחות וכד' – היכולים לפגוע בחומר רגיש ולכן נדרשת בקרה תמידית בתחומים אלו.
איכות וניסיון
כאשר אנו מדברים על שירותי חברת ארכיב מקצועי, הרי שיש משמעות כמובן לנושא של וותק וניסיון. בייחוד על חברות שכבר עובדות עם גופים גדולים, מיומנות בעבודה ועם מנגנון משומן. אבל אנחנו בעיקר צריכים לבדוק את החברה על פי הצרכים שלנו. ישנן חברות ארכיב מקצועי חדשות וצעירות, שאומנם אינן בעלות ניסיון רב אבל נעזרות בציוד מתקדם, מציגות מודרניזציה באחסון מידע וארגונו, מתמחות אל מול חברות מסורתיות בכל נושא הדיגיטציה ועוד. יש למשל חשיבות רבה לחברות המעבירות את כל המסמכים לפורמט דיגיטלי ומאפשרות לך להיכנס לאתר אינטרנט מאובטח, ולעיין במסמכים מרחוק – און ליין בכל שלב ושלב.
מהיכרות בת שנים של המומחים שלנו עם תחום שירותי ארכיב מקצועי והיותנו מרכז ידע מתקדם בנושא, נשמח לייעץ עבורכם בנושא חשוב זה- כדי שגם אתם תקבלו את השירות הטוב ביותר עבורכם.
