אתם מעוניינים לשמור רשומות וחומרים שונים הנמצאים ברשותכם, וחושבים לעשות את זה במקום חיצוני – חברה המספקת שירותי גניזה וארכיב ברוב המקרים.
ברורים לכם היתרונות המגוונים של שמירה שכזו: היא תאפשר לכם לחסוך במקום בביתכם הפרטי או בבית העסק שלכם, תביא לכך שהפריטים החשובים לכם יישמרו מכל משמר (ולרוב גם לאורך זמן), וגם תעניק לכם שקט נפשי שאי אפשר לזלזל בחשיבות שלו.
כאשר נכנסים לעובי הקורה, מבינים שהתמונה לא כל כך פשוטה כמו שהיא נראית. גם לאחר שמחליטים לאחסן ולשמור את הפריטים, חייבים לקבל החלטות שונות הנוגעות לשיטות הגניזה, אופן האחסון הספציפי, פרק הזמן הדרוש וכן הלאה. התשובות לשאלות אלה, כמו גם לרבות אחרות, נמצאות פעמים רבות אצל חברות המספקות שירותים מקצועיים בתחום.
שיטת הגניזה
המשתנה הראשון שחייבים להכניס לתוך המשוואה הוא שיטת הגניזה. לא כולם יודעים, אבל התחום המקצועי הזה כולל כיום גוף ידע רחב מאד, עליו אפשר להתבסס. יש תורות שלמות של אחסון ושמירה, ושורה ארוכה של אופנים לביצוע המשימה הזו.
הדבר הראשון שצריך לעשות הוא להגדיר את מטרת השמירה, כאשר האבחנה העיקרית היא בין ארכיון מנהלי לארכיון תיעודי. ארכיון מנהלי יאפיין לרוב ארגון או בית עסק מסוים, ויכיל אך ורק חומרים הנוגעים אליו.
ארכיון מהסוג הזה מאופיין בדרך כלל בהוצאה והכנסה תדירים יחסית של פריטים אליו וממנו, עם אופציה לשליפה מתבקשת של חומרים בעת הצורך. לכן חשוב שהגניזה תיעשה באופן מסודר, בו אפשר יהיה לדעת תמיד היכן נמצא כל פריט, ושלצד זה תהיה אפשרות להוצאת ולהכנסת פריטים בצורה פשוטה יחסית.
סוג השני הוא ארכיון תיעודי, שעשוי להתייחס לנושא מסוים, לאדם ספציפי וכן הלאה. ארכיון מהסוג הזה, כפי שאפשר להסיק משמו, מתבונן בעיקרו של דבר אל העבר. האחסון בו ייעשה ברוב המקרים לפרקי זמן ארוכים, כשגם הארגון צריך להיעשות בצורה שתקל את מציאת הפריטים גם למי שלא מכיר את הארכיון (למשל אנשים פרטיים המתעניינים בנושא ומעוניינים לדלות לגביו מידע).
לצד האבחנה הזו, יש משתנים אחרים שצפויים להיכנס לתוך משוואת הגניזה של הפריטים: אופן הסידור והארגון של הפריטים, צורת החלוקה, השירותים הנלווים ביחס אליהם (גיבוי מידע לדוגמא) וכן הלאה. חברה מקצועית תוכל להסיר הרבה מאד סימני שאלה ביחס לסוגיות אלה.
תקופת השמירה
חלק משמעותי במידע שמקיף אותנו כיום צריך להישמר אמנם, אבל לא לפרקי זמן אינסופיים. לפריטי מידע רבים יש "תאריך תפוגה", שלאחריו אין צורך לשמור את הרשומות יותר מכך.
כל מסמך או חומר צריכים להיבחן לגופו, על פי סוג הפריט והמטרה שלו. אם לוקחים בתור דוגמא ראשונה מסמכים של הנהלת חשבונות, דוגמת קבלות או חשבוניות, צריך על פי חוק לשמור אותם עד שבע שנים אחורנית. אם עובר פרק זמן גדול מכך, אפשר להיפטר מהפריטים המוקדמים.
יש לצד זה מסמכים שדרושים לפרקי זמן קצרים יחסית, של שנה או יותר: תוכנית עבודה, רשימת לידים מפרויקט גיוס מסוים וכן הלאה. אפשר לשמור אותם לפרקי זמן ארוכים, אבל לא תמיד חובה.
כשזה נוגע להסכמים ולחוזים למיניהם, סוג הפריט הוא שמשחק תפקיד. רבים ימליצו שלא לקחת סיכונים מהבחינה הזו, אלא לשמור את המסמכים לפרקי זמן ארוכים מאד, אפילו לתמיד. אחרי הכל, לא תמיד יודעים מתי הם עשויים לצוץ בשנית. לגבי חלק מהמסמכים יש תקופת התיישנות, שעשויה לשחק תפקיד ולקבוע את משך השמירה.
בהרבה מקרים מומלץ כן לשמור גיבויים וההעתקים של חומרים שמוציאים מהארכיב, אפילו בצורה דיגיטלית.
