במהלך השנים הצטברו בעסק או בארגון שלכם אינספור מסמכים. הם תופסים מקום יקר ומביאים לבלאגן רבתי, כאשר במצבים אלה קשה לאתר מסמכים ספציפיים.
אתם מעוניינים להיפטר מהם אחת ולתמיד, בצורה פשוטה ככל האפשר. הבעיה היא שרוב הפתרונות ה"רגילים" לא יתאימו כאן. בדרך כלל אי אפשר להשליך את המסמכים לאשפה, כי חלק גדול מהם רגיש ועלול להגיע לידיים לא נכונות. הפתרון של שימוש במגרסה אמנם קיים, אבל עלול לקחת מכם הרבה מאד זמן כאשר מדובר באלפי מסמכים.
אחד הפתרונות היעילים ביותר הוא לפנות לחברות העוסקות בשריפת והשמדת חומר, שירות חיוני עליו נסביר במאמר הנוכחי.
איך זה מתבצע?
על פניו, שריפת מסמכים נשמעת כמו דבר פשוט יחסית לביצוע (גם אם ממש לא אקולוגי). בפועל, מי שניגש למשימה מגלה שהיא עלולה להיות מורכבת הרבה יותר, מה שמסביר מדוע נעשית בהרבה מקרים פנייה לחברות חיצוניות.
אלה לוקחות על עצמן את כל שלבי התהליך, שנעשה כמובן עם הלקוח (רק הוא מבין מהם הצרכים הנקודתיים שלו, ועד כמה כל מסמך חשוב). הזמינות של החברה מגדירה לא פעם את אטרקטיביות הפניה אליה, כאשר יש חברות שמספקות את השירותים תוך פרק זמן מהיר מאד, אפילו של מספר שעות בלבד.
השלב הראשוני הוא מיון של המסמכים, כשהשאלה העיקרית שעולה במהלכו היא אחת: להשמיד או לא להשמיד? את ההחלטה הזו מקבלים ביחס לכל אחד מהמסכים, על פי סוג המסמך, החשיבות שלו עבור מי שמחזיק בו וגם התוקף.
מסמכים של הנהלת חשבונות (חשבוניות, קבלות) נדרש לשמור במשך שבע שנים, על פי חוק, כשלאחר מכן אפשר להשמיד אותם. יש שימליצו לשמור מסמכים שונים – לדוגמא חוזים – פרק זמן ארוך מאד, כי אף פעם אי אפשר לדעת מה יילד יום ביחס אליהם. מצד שני המון מסמכים אחרים הם בעלי אורך חיים נמוך פי כמה.
את ההשמדה ייעשו אנשי החברה לרוב מבלי לערב את הלקוח, כאשר המסמכים המיועדים להשמדה נאספים ומושמשים בפחים או בשקיות מיוחדות. בעידן בו המודעות האקולוגית גבוהה לא מפתיעה העובדה שחלק ניכר מהחומרים האלה מועבר לאתרי המחזור למיניהם, בעיקר מחזור פסולת נייר. יש מקרים מסוימים בהם מוחלט על שריפת החומרים, מסיבות אלה או אחרות, אבל הנטייה כיום היא לבחור כמובן בפרונות האקולוגיים והידידותיים יותר לסביבה.
בכל מקרה, כדי לדעת שהכל נעשה בהתאם לבקשה שלכם, יש לבקש מהחברה המבצעת אישור רשמי על כך שהמסמכים הדרושים נשרפו או הושמדו בדרך אחרת.
ארגון המסמכים לאחר השמדת החומרים
הליך מוצלח של שריפת והשמדת חומר יביא לכך שכמות המסמכים שמחזיקים בהם תקטן בצורה דרסטית. מומלץ שלא להסתפק בכך, אלא לתפוס מספר סיפורים במכה אחת – לנצל את ההזדמנות לעשיית בדק בית של המסמכים והחומרים, בהם יהיה צורך מן הסתם אם בוחרים לא להשמיד אותם.
במקביל לתהליך ההשמדת המסמכים, או לכל היותר מיד אחריו, מומלץ לחשוב על סדר וארגון הגיוני של החומרים. המטרה היא שהם יהיו בטוחים ומוגנים מפני נזקים מצד אחד, אבל גם נגישים מהצד האחר. אין הרבה דברים שמתסכלים יותר עובדים בארגון מאשר לחפש במשך שעות מסמך שלא יודעים היכן הוא נמצא.
כאן כבר אפשר לקחת את הטיפול במסמכים מספר צעדים קדימה, ולמצוא פתרון הולם למסמכים שלא הושמדו: חלק מהחברות שעוסקות בשריפת והשמדת חומרים מציעות את השירותים המשלימים האלה גם כן. בין השירותים שנכנסים לתמונה בנקודה הזו אפשר למנות שירותי ארכיב וגניזה, שירותי גיבוי ואחסון על סוגיהם, הקלדת ואחסון חומרים ועוד.
