אנחנו חיים בעידן בו המידע נמצא בכל פינה, כולל בצורות דיגיטליות שונות. האתגר הגדול הוא לשמור עליו מכל משמר, מה שנעשה פעמים רבות באמצעות חברות מקצועיות הפועלות בשדה המשחק.
הן מציעות פלטפורמות שונות של אחסון ואמצעים מגוונים להשלמת המטרה, כולל קלטות מדיה דיגיטליות. אחד הדגשים החשובים להצלחת השמירה על המידע נוגע לאחסון הקלטות, שצריך כשלעצמו להתבצע על פי הספר.
על החשיבות של אחסון קלטות
אחסון קלטות דיגיטליות הוא צעד מרכזי שחייב להתבצע בדרך לשמירה על המידע בטוח וממוגן לאורך זמן. האחסון יעניק את מרווח הבטחון שמצפים לו, ויבטיח שהמידע יישמר היטב (בייחוד אם מקיימים את הדגשים שנזכיר בהמשך). אסור לשכוח שמידע כיום חשוף להרבה מאד פגיעות ונזקים. קלטות גיבוי לא יבטלו את הסיכונים לחלוטין, אבל בהחלט יורידו אותם למינימום האפשרי.
בהרבה מקרים האחסון הזה הוא הכרחי בדרך לתפעול השוטף של העסק, שיודע היכן נמצא המידע ולא צריך לדאוג באופן עצמאי לשמירה עליו (זהו תחום רחב ומורכב מאד). במצבים שונים האחסון על גבי קלטות מתבקש כדי לעמוד בדרישות המחמירות שמעמידים גורמים שונים – לדוגמא חברות הביטוח.
זמינות, נוחות ומה שביניהם
שירותי אחסון קלטות מהווים חלק חשוב ובלתי נפרד מהתחום הרחב יותר של שירותי ארכיב וגניזה, אם כי לא כל חברה הפועלת בשדה המשחק אכן מספקת את השירות הנקודתי הזה. כאשר פונים לחברה המציעה שירותי אחסון קלטות, צריך לראות מה בדיוק כולל הסיוע שלהן. במקרים רבים החברה לא רק מאחסנת את הקלטות, אלא גם דואגת לשינוע של הקלטות מהלקוח וממנו, במידת הצורך.
שאלה חשובה נוספת שצריך למצוא לה תשובה היא מה יהיה המענה של החברה ברגע שזקוקים להוציא קלטת מסוימת עם מידע. השאיפה כמובן היא לשירות שיינתן תוך פרק זמן קצר: טווח של שעה-שעתיים מרגע הבקשה בשעות לא שגרתיות, בעוד שבמקרים אחרים אפשר לצפות אפילו לשירות מיידי. חברות רבות פועלות 24 שעות ביממה ובכל אחד מימות השבוע, מה שמעניק להן עדיפות בלא מעט מצבים.
דגשים בדרך לאחסון הבטוח
החשש הגדול של מי שמאחסן את המידע שלו בקלטת כלשהי הוא שהמידע יירד לטמיון, למשל עקב פגיעה נקודתית בקלטת עצמה – אסור לשכוח שזהו פריט פיזי, שלכן עלול להיות חשוף לנזקים שונים. כדי שאחסון הקלטת יהיה בטוח צריך לכן לשים לב למספר דגשים ביחס אליו.
הראשון, שאולי נראה מובן מאליו אבל בפועל לא מתבצע תמיד, הוא אחסון בחדר שמור ומאובטח. מידע כיום הוא דבר רגיש וגם מבוקש, בייחוד מידע של גוף עסקי חשוב או של ארגון כלשהו. יש לראות כיצד יישמר המידע, האם תמיד המתחם יהיה תחת השגחה וכן הלאה. בהרבה מאד מצבים מקום האחסון נמצא מתחת לפני הקרקע, מהסיבות האלה בדיוק.
אחסון נכון יקטין את הסבירות לפגיעה פיזית בקלטות עצמן, למשל עקב טמפרטורה לא מתאימה עבורן. בהקשר הזה חשוב לשמור את המידע בטמפרטורות נמוכות יחסית, של כ-20-22 מעלות צלזיוס אך לא יותר מכך. התקן מגדיר גם את הלחות הנדרשת, שצריכה לעמוד על 50%. מומלץ לברר שהמקום בו מאחסנים את הקלטות אכן עומד בדרישות מהבחינה הזו.
קלטות המדיה חשופות לסכנות פוטנציאליות לא פשוטות. כך למשל קרינה אלקטרומגנטית וחשמל אלקטרוסטטי הם מה"אויבים" הגדולים ביותר שלהן, ויש לוודא שמקום האחסון מספק הגנה מפני אלה. כל מערכת אבטחה ומיגון נוספת היא מבורכת, ולעיתים עושה את ההבדל: מערכת אוטומטית של מתזים שיקטינו את הסבירות שהמידע יושמד עקב שריפה, מערכות לבקרת כניסה, מערכות אזעקה וכן הלאה.
