כל עסק עלול למצוא את עצמו קורס תחת נטל המסמכים והחומרים שנמצאים ברשותו. החשש הגדול הוא מאובדן של המידע, שעלול להיות שווה הרבה מאד כסף ולפגוע בצורה אנושה במוניטין של העסק.
סיכון אחר, גם ממנו חשוב לעשות הכל כדי להימנע, הוא בלבול של ממש – מצב בו לא ברור היכן נמצא כל אחד מהפריטים ואיך בדיוק אפשר להגיע אליו תוך פרק זמן סביר.
שירותי גניזה לעסקים אמורים למנוע מהמצבים האלה להתרחש, כך שייתכן מאד שגם העסק שלכם זקוק לחברות המעניקות את השירות החשוב הזה.
היתרונות של שירותי גניזה לעסקים
שירותי גניזה לעסקים הפכו לפופולאריים מאד עם השנים עקב מספר סיבות עיקריות. עסקים כיום נאלצים להתמודד עם כמות אינסופית של מסמכים, תיקים, חומרים וקבצים: ככה זה בעידן של פעילות אינטנסיבית, המתרחשת פעמים רבות במספר חזיתות במקביל.
משנה לשנה אנחנו מתנהלים יותר בצורה ממוחשבת או אפילו מקוונת (הנושא של אחסון ועבודה בענן לדוגמא), אבל עדיין יש הרבה מאד מקום למסמכים "מסורתיים": רשימות מלאי, פרטי הקשר של הספקים או הלקוחות, חוזי עבודה, מאזנים כספיים, דו"חות וכן הלאה. מה גם שהאמצעים הממוחשבים עצמם מצריכים דאגה לאחסון ולהגנה עליהם, מה שעשויות להעניק אותן חברות מקצועיות בדיוק.
לצד אחסון המסמכים והחומרים, יש כאן שורה ארוכה של שירותים משלימים שאפשר להיעזר בהם – למעשה, ברוב המקרים יבחר העסק הממוצע במספר שירותים במקביל, במטרה לקבל את המענה המקיף ביותר לצרכים אלה. בין השירותים שעשויים להזמין מהחברות אפשר למנות גיבוי של חומרים או כוננים, הקלדת תיקים (מלאכה סיזיפית שעלולה לגזול זמן רב), סיווג ותיוג של המסמכים ועוד.
המטרה היא להעניק כמה שיותר ממושכות הניהול האדמיניסטרטיבי הזה לחברות חיצוניות, מה שימנע זמן ומאמצים רבים מאנשי העסק. בהמשך לכך, אנשי העסק יוכלו להתמקד כמה שיותר בעבודה השוטפת, שהיא "הלחם והחמאה" של העסק.
כך עושים זאת נכון
שירותי גניזה לעסקים מציבים את העסק בנקודת פתיחה משופרת, אבל עדיין הדרך שלו לנחלה היא ארוכה – זאת מכיוון שהוא צריך למצוא חברה אמינה ומקצועית, שיוכל לסמוך עליה בכל מאת האחוזים. יש בישראל מספיק חברות המרכיבות יחדיו את התחום, שעשויות להיראות דומה על הנייר אבל בפועל הן שונות מאד.
יש לראות מהם אופני האחסנה של הפריטים, ובעיקר עד כמה אפשר להיות בטוחים שהם יישמרו היטב. בדרך כלל האחסנה תיעשה לתקופה של מספר חודשים עד שנה, בשלב ראשון, כשלאחר מכן יש לראות מה בדיוק עושים עם הציוד, האם אפשר להאריך את השירות ובאיזו עלות.
כך למשל במקרה של אחסון פיזי של פריטים, יש לראות מהו המקום בו הם יאוחסנו, ובעיקר עד כמה הוא בטוח: יש חברות שמבצעות את האחסון מתחת לפני האדמה, ורבות אחרות שמציבות על המחסנים או התאים שמירה בכל רגע נתון. מכיוון שפריטים מאוחסנים עלולים להינזק בדרכים שונות ומגוונות, יש לראות מהם אמצעי המיגון והאבטחה של העסק.
אם לוקחים בתור דוגמא מייצגת תרחישים של שריפה, חשוב שהמקום הנבחר יחזיק במערכות לגילוי עשן, מערכות לכיבוי אש (כולל מערכות אוטומטיות) וכן הלאה. כדי למנוע נזקי מים שעלולים לפגוע אנושות במסמכים או ברכיבים אלקטרוניים, דוגמא נוספת, יש לוודא שהאיטום של המקום הוא אופטימלי.
זה לא אומר שאתם צריכים לבצע בדק בית מקיף ובדיקות איטום במקום המיועד – כי בכל זאת זה לא בית שאתם הולכים להתגורר בו – אבל בהחלט שרצוי שתבקר בו באופן ישיר ותנסו להתרשם מהתנאים השוררים בו.
