שירותי גניזה וארכיון חיצוני נדרשים חדשות לבקרים, בעיקר במגזר המוסדי והעסקי אבל ממש לא רק: במהלך השנים גילו את היתרונות שלהם הרבה מאד לקוחות פרטיים.
גם אתם שוקלים לפנות לחברות הפועלות בשדה המשחק, אבל עדיין נתקלים בשאלות שונות שטרם קיבלו מענה: שאלות הנוגעות לבטיחות החומרים והפריטים המאוחסנים, לגישה אליהם, למחיר וכן הלאה.
המאמר הבא ינסה לעשות לכם קצת סדר בבלאגן, עם תשובות לשאלות המרכזיות שנוטות להישאל.
האם אפשר להיות בטוחים שהחומרים שנשמרים בטוחים?
תלוי למי פונים, אבל ברמה הכללית החברה כן אמורה לספק את תשתית הביטחון הגבוהה ביותר עבור החומרים, שאסור לשכוח – ברוב המקרים הם יהיו יקרים מבחינה רגשית או כלכלית. החברה אמורה לנקוט באמצעי מיגון ובטיחות.
זה מתחיל עם הסיכון שהחומר ייגנב או יהיה קורבן למעשי זדון אלה או אחרים, כשהפתרונות שעשויות להציע החברות בתחום הם בהחלט רחבים: שמירה אנושית סביב השעון על המתחם בו מאוחסנים הפריטים, מערכות אזעקה, מערכות טלוויזיה במעגל סגור וכן הלאה.
כל החומרים החשובים לכם עלולים לרדת לטמיון בתוך מספר שניות בתרחישים קיצוניים דוגמת שריפה או הצפה, שלמרבה הצער עלולים להתרחש גם אם אנשי הארכיב נזהרים.
מומלץ להעדיף מהבחינה הזו מקומות שמציעים אמצעי הגנה אקטיביים בפני תרחישים אלה, דוגמת אמצעים לגילוי אש, מערכות אוטומטיות לכיבוי אש וכן הלאה. מומלץ לשאול את אנשי המקום לגבי אמצעי הבקרה שיש להם: חיישנים שיתריעו כשדבר מה לא יהיה בסדר, אמצעי בקרה ומדידת טמפרטורה (חלק מהמדיות האלקטרוניות מצריכות למשל אחסון בטמפרטורות נמוכות) וכן הלאה.
מומלץ מאד להתרשם גם מרמת התברואה של המקום שבוחרים לשמור בו את החומרים היקרים. רצוי לשאול את אנשי המקום מהם המאמצים שהם עושים לצורך זה, או אפילו לבקר ישירות במקום ולראות את מצב התברואה, הניקיון וכן הלאה. בהרבה מאד מקרים יותיר המקום רושם באופן מיידי, לחיוב או לשלילה, כשבחלק מהמקרים אפשר ללכת על פי התחושות.
האם תהיה גישה מהירה למידע?
בדרך כלל אנחנו לא מאחסנים את החומרים שלנו בגניזה או בארכיון ושוכחים מהם מיד. בהרבה מאד מצבים כן צריך שתהיה גישה מסוימת לפריטים ספציפיים, עם אופציה לשליפה מהירה שלהם בעת הצורך: חשבו למשל על עסק שאחסן חלק ממסמכי העבודה שלו, אבל מעוניין לעיין בהם תוך פרק זמן מהיר יחסית.
חשוב לשאול את אנשי החברה מהם התנאים של האחסון וגם של השליפה: תוך כמה זמן אנשי החברה מתחייבים להעביר את החומרים לעיון או לרשות הלקוח מרגע הבקשה שלו? אצל הרבה מאד חברות התשובה לכך תהיה "מהר ככל האפשר", עם פרק זמן מקסימלי של שעה או לכל היותר מספר שעות.
רצוי בהמשך לכך לברר את הזמינות של החברה, כולל לבקשות שהן בשעות בלתי שגרתיות: אנחנו לא תמיד יודעים מראש מתי בדיוק נצטרך להוציא פריטים מתוך הארכיב או לקבל אליהם גישה ישירה. יש חברות רבות בתחום שפועלות בכל רגע נתון – 24 שעות ביממה ובכל שבעת ימות השבוע – כך שהן עשויות לקבל עדיפות במצבים שונים.
מומלץ לשאול לגבי הגישה שתהיה ללקוח לגבי מצב הפריטים המאוחסנים, אופן הארגון שלהם בתוך הארכיב וכן הלאה.
יש חברות שמציעות שקיפות כמעט מלאה מהבחינה הזו, בעוד שאצל חברות אחרות צריך לעבור לא מעט חסמים בירוקרטיים כדי לקבל גישה לחומרים. מומלץ בכל מקרה לברר כבר במעמד ההסכם מהו ההליך הדרוש לצורך השלמת הבקשה: האם חייבים לבקר במקום ישירות? האם ניתן לפנות בצורה טלפונית? איזה טופס נדרש למלא? וכן הלאה
