כל כך קשה להיות כיום בעל עסק בישראל. המצב הכלכלי הלוחץ, הבירוקרטיה, המחירים בכל תחום שכל הזמן עולים ועוד ועוד. על כל זה יש להוסיף את התחרות העזה, שלעיתים יורד מהפסים המקובלים. כיום בעל עסק צריך לחשוש גם מהמתחרים. מודיעין עסקי הוא כלי מאוד נפוץ במלחמה של מתחרה בעסק מצליח ואם אתה רוצה לשמור על העסק שלך מצליח – אתה צריך קודם כל לשמור על העסק שלך.
חלק מכך קושר לאתגר הנוגע לשמירה על החומר ועל מידע החסוי של העסק. דרכי פעולה, אסטרטגיה, מצ"ב כספי, חוזים, ספקים ולקוחות ועוד, כולם הם חלק מהמארג של העסק וברגע שהם יחשפו כלפי חוץ, ודאי מול המתחרים – העסק יאבד המון יתרונות ואף יאלץ להתמודד עם חקיינים שיביאו לפגיעה בו. הדרך הטובה ביותר לשמירה על הסודיות ועל המידע שלכם היא המניעה. כמובן מניעה פיזית – הקפדה לא להשאיר חומרים חשופים, לא לאפשר גישה לכל אדם לחומרים שלכם וכד'. אבל כאמור, ברוב המקרים המידע הזה לא מתקיים רק בראש אלא הוא עולה על הכתב, על המדיה הדיגיטלית ועוד – שם הא חשוף הרבה יותר. לכן כל כך חשוב להתקדם לתהליך של שירותי גריסת מסמכים.
בסוד ובשקט
במהלך השנים מצטברים בעסק מאות ואלפי מסמכים. כן, גם כיום שאנחנו עושים כמעט הכל באופן דיגיטלי. חלקם נראים תמימים למראה כמו תלושי שכר, חשבוניות וקבלות וכד'. מעבר לעובדה שעל פי חוק, נדרשת תקופה של 7 שנים ויותר ועם הצטברותם הם כבר הופכים למטרד, הרי שיש בהם לעיתים דברים שהשתיקה יפה להם ויכולים לחשוף שיטות, הסכמים וכד', שמתחרים שלכם היו שמחים לשים עליהם יד.
הדברים מתחדדים כאשר אנחנו מתחילים לדבר על חוזים, הסכמים, אסטרטגיות וטקטיקות פעולה, דרכי התקשרות חשובות וכל דבר שהוא נכס ייחודי של העסק שלכם. אלו כבר דברים יותר קריטיים ולכן שירותי גריסת מסמכים קריטית לגביהם. יש צורך להיפטר מהם לעיתים בצורה פשוטה אבל מיידית וסופית.
וחשוב להגיד. זה לא רק הנייר. את מתקפות הסייבר כולנו מכירים. אבל נדמה לנו שהם פועלים רק דרך הרשת. האמת היא שמרבית המידע החשוב נחשף לגורמים עוינים ופליליים מתוך דיסקים ומדיה מגנטית ישנה, מתוך מחשבים ישנים שנזרקו וחשבנו שניקינו אותם וכד'.
היעילות של שירותי גריסת מסמכים
רוב הפתרונות הרגילים של העלמת חומר רגיש לא יעזרו לנו. לא נוכל לשרוף אותו מבחינה בטיחותית ומבחינה אקולוגית, לא נוכל לגזור אותו ידנית – זה ייקח שנים, לא נוכל להשליך אותו סתם לפח – כי אז ניתן את החומר למתחרים שלנו במתנה (פח הוא המקום הראשון בו מודיעין עסקי מחפש). שירותי גריסת מסמכים הם כאמור הפתרון הטוב ביותר. גריסת המסמכים נעשית בידי מכונה שאינה מתעייפת הגוזרת אותם לפתיתים קטנטנים בתקן המקובל על גופים המקפידים על סודיות כמו שירותי הבטחון.
תוכלו כאמור להשתמש במגרסה משרדית קומפקטית אבל כאמור, החוכמה היא לגרוס חומר רב במינימום מאמץ ובמינימום זמן ואת זה יכולה לבצע רק חברה מקצועית המציעה שירותי גריסת מסמכים. לכן ניתן להזמין שירותי גריסת מסמכים ניידים ישר לעסק שלכם (באמצעות מגרסות ניידות או רכבים בהם מותקנים מגרסות מקצועיות) או לשלוח את החומר בצורה מאובטחת למרכזי גריסה מתקדמים שמפעילות חברות העוסקות בכך.
מדיסק או קי ועד שיקים
שירותי גריסת מסמכים כוללים למעשה גריסה והשמדה מוחלת של כל דבר עליו יכול להיות חומר רגיש שלכם או של העסק. החל מניירות, חשבונות, מסמכים, תעודות וכד', עבור במדיה דיגיטלית כגון דיסקים, החסנים ניידים, קלטות ישנות, הארד דיסקים שלמים של מחשבים ועוד וכלה בחומרים ייחודיים כמו שיקים, כרטיסים מגנטיים, צילומי רנטגן וחומרים רפואיים סודיים ועוד. רוב החברות יבקשו מכם לבחון מראש אלו חומרים אתם רוצים לגרוס או למיין לפני השימוש בהליך של שירותי גריסת מסמכים, משום שאחרי הפעולה- אין דרך חזרה. אבל לאחר שהחלטתם על הגריסה הם לא יבקשו מכם "לנקות" את החומר. כך למשל, לא תצטרכו לטרוח ולהוציא את המסמכים מהקלסרים. כולם יושמדו ביחד.
באופן קבוע או בהזדמנות
עסקים רבים המקפידים על הסודיות והאבטחה של העסק שלהם, שוכרים את שירותי גריסת מסמכים באופן קבוע, כך שאחת לפרק זמן מגיעה מגרסה מקצועית ניידת או יחידת איסוף. בדרך זו הם אינם שוכחים לדאוג לנושא וכן הם מפנים מקום באופן קבוע במשרדים. חברות אחרות משתמשות בשירותים על פי הצורך, כאשר עם הצטברות חומר רב, הם מזמינים שירותי גריסת מסמכים.
תהיה השיטה שתבחרו בה אשר תהיו, חובה עליכם לוודא כי החברה איתה אתם עובדים שומרת על סטנדרט שירות ואיכות גבוה. זה מתחיל בזמינות שלה לתת לכם פתרונות, שכן לעיתים תרצו שירותי גריסה באופן מידי וחשוב ונכון יותר לגבי הקפדתה על מידור, סודיות ואבטחה, שכן לא תרצו שהחומר הסודי שלכם יזלוג ממנה.
כמומחים בכל הקשור לשירותי גניזה לעסקים, ארכיב וכן שירותי גריסת מסמכים, וכמרכז ידע בתחום, נשמח לייעץ לכם על החברות השונות, הפתרונות הטכנולוגים הקיימים ועוד, כדי שגם אתם תרגישו בטוחים.
