שירותי גניזה וארכיון

גניזה וארכיון נשמעים לחלק מאיתנו כמו שירות לו זקוקים רק גורמים ספציפיים, למשל מוסדות שלטוניים. ואכן, בתחילת הדרך – ושירותי גניזה ניתנים כבר מהעת העתיקה – מי שהיה זקוק לשירותים אלה היו בעיקר גורמים רשמיים במדינה. אלא שמאז השתנו הרבה דברים.

המציאות היא שכיום, בעידן בו אנחנו קורסים תחת עומס המידע והחומרים שיש ברשותנו, השירותים האלה נפוצים יותר ממה שאנחנו חושבים. לא מעט עסקים, מוסדות, ארגונים וגם אנשים פרטיים זקוקים לשירותים האלה, ומחפשים בנרות חברה שהם יוכלו לסמוך עליה בכל מאת האחוזים.

לפרטים ומידע נוסף

השאירו פרטים ונחזור אליכם בהקדם האפשרי

למה צריך שירותי גניזה וארכיון?

שירותי גניזה וארכיון הם למעשה שמירה של חומרים ומסמכים לפרקי זמן משתנים – החל ממספר שבועות ועד למספר שנים – במקום חיצוני. את השירות הזה מספקות חברות שמציעות את סביבת האצירה האידיאלית, ובעיקר הבטוחה ביותר שיש. כדי לשמור על הפריטים המאוחסנים לאורך זמן מותקנים במקומות האחסון אמצעי הגנה ואבטחה אקטיביים, דוגמת מערכות לגילוי עשן ולכיבוי אש, מערכות אזעקה וכן הלאה.

המקומות נמצאים פעמים רבות תחת שמירה הדוקה, במטרה להוציא מהתמונה תרחישים חמורים של גניבת פריטים (בהרבה מקרים מדובר בפריטים יקרים ש"מבוקשים" על ידי גנבים). התוצאה היא שמי שבוחר להשתמש בשירותי גניזה וארכיון מגדיל בצורה דרסטית את הסיכויים שהפריטים החשובים לו יישמרו היטב, וגם מקבל מידה לא מבוטלת של שקט נפשי תוך כדי.

לשירותי גניזה וארכיון יש מספר פלוסים חשובים נוספים. השירותים מאפשרים לחסוך במקום, מצריך מרכזי מאד בעת הנוכחית. כיום עסקים ומוסדות רבים משתמשים בתשתיות קטנות יחסית, בין השאר עקב יוקר המחיה בישראל. התוצאה היא שכל סנטימטר פנוי של מקום מתקבל בברכה, ואת המקום הפנוי הזה אפשר לקבל באמצעות שליחה של פריטים שונים לארכיונים.

בדרך זו אפשר לשפר גם את ההתנהלות התפעולית. ואפרופו שיפור ההתנהלות – שירותי גניזה וארכיון מבטלים חלק משמעותי מהמאמצים שצריכים בעלי המוסדות, בעלי העסקים והאנשים הפרטיים לבצע. פעולות דוגמת מיון וקטלוג החומרים נעשות על ידי אנשי החברה, תוך כדי ניצול הידע שלהם: התחום הוא רחב מאד וכולל שיטות שונות לגניזה, גוף ידע עליו מתבססים וכן הלאה. התוצאה היא שהשמירה של הפריטים יכולה להיעשות בצורה מסודרת ופשוטה יותר, מה שגם מקל על שליפה של החומרים הרלוונטיים בעת הצורך.

הדברים שחשוב לשים אליהם לב

שירותי גניזה וארכיון מציעים הרבה מאד יתרונות בנקודת ההתחלה שלהם, אבל עדיין מומלץ להיכנס לעובי הקורה ולבחון היטב את מאפייני השירות: הוא משתנה בקרב חברות הפועלות בשדה המשחק. האתגר הגדול הוא למצוא שירותים שיציעו את האבטחה הגבוהה ואת הפשטות התפעולית, ולצד זה יתאימו לצרכים ולרצונות של הלקוחות כמו כפפה ליד.

זו הסיבה שמומלץ לשוחח עם אנשי החברה, לראות מהי התפיסה שלהם לגבי האחסון, לבחון את התשתיות הקיימות עבורם ולהחליט על פי אלה האם החברה מתאימה במקרה הספציפי. המחיר בהחלט עשוי להשפיע על הבחירה, והוא גם משתנה בין החברות השונות, אבל ברמה הכללית ברוב המקרים מדובר בעלויות שהן בהחלט סבירות.

צריך לקחת בחשבון שגישה לפריטים המאוחסנים בארכיון עשויה בהחלט להידרש עם הזמן. מומלץ לברר כבר מבעוד מועד מהו ההליך שיש לבצע מול אנשי החברה במטרה לאתר או לדלות פריטים שונים מהארכיון, למשל צורת הפנייה (הגעה למקום, פנייה טלפונית, מילוי טופס וכן הלאה), זמני מתן השירות (חברות רבות פועלות בכל רגע נתון) וההתחייבות של החברה לגבי פרק הזמן שיידרש עד להשלמתו: יש חברות רבות שעושות זאת תוך שעה עד מספר שעות, ואפשר בהחלט להעניק להן עדיפות במצבים מסוימים.

מאמרים מקצועיים

התיישנות החזרי מס שבח ומס הכנסה

התיישנות החזרי מס שבח ומס הכנסה: מדריך למיצוי זכויות

החזר מס שבח מתייחס לסכום המס שנישום עשוי לקבל בחזרה מרשות המיסים. החזר זה ניתן כתוצאה מתשלום מס שבח מופרז עקב שבח ממכירת נכס מקרקעין. החזר מס הכנסה עשוי להיות מסיבות שונות. במאמר זה דון בסוגיית ההתיישנות על החזרי המס.

לקריאת המאמר »
גיבוי כוננים

גיבוי כוננים

לאדם הממוצע יש על גבי המחשב שלו הרבה מאד קבצים חשובים: בין אם מסמכים שעליו לשמור, תמונות נוסטלגיות, תוכנות חיוניות וכן הלאה.

לקריאת המאמר »
072-3972331
מעוניינים שנחזור אליכם? השאירו פרטים!