כל עסק, מייצר הרבה ניירת. כזו שהוא מתכנן והרבה מכאלו שנוצרים כתוצאה מהתפעול השוטף של העסק. מסמכים כמו חשבוניות, קבלות, טפסי 106 ועוד ועוד, שמבחינה חוקית יש לשמור אותם למשך שנים רבות וכן מסמכים רבים אחרים, כמו מכתבים שנשלחו והתקבלו ועוד. כולנו היינו שמחים להמשיך ולאחסן את המסמכים האלו אצלנו בעסק לנצח. אלא שקימות 2 בעיות מרכזיות: באיזשהו שלב כבר יתחיל להיות חוסר במקום אחסון וחשוב מכך, איש אינו ערב לנו כי האחסון במשרד יהיה בטוח וכי לא יגרם למסמכים החשובים כל נזק. בדיוק בשביל זה קיימים שירותי ארכיב.
שירותי ארכיב נוצרו כדי לסייע לנו באחסון ושימור של מסמכים שונים וחשובים, שאנחנו רוצים לשמור במקום בטוח, שם הם יוכלו להשתמר באופן מסודר ומאורגן עד מתי שנבקש. זה לא רק השירותים של האחסון והשמירה של המסמכים אלא היותם מסודרים ומאורגנים כך שבמידה ונרצה לשלוף מסמך ספציפי לצורך שימושנו או לאחזר מידע חשוב מתוך מסמכים אלו – נוכל לעשות זאת במהירות ובדייקנות על ידי שירותי ארכיב של החברה בה השתמשנו.
לא רק ניירות
ציינו מקודם כי שירותי ארכיב טובים מאוד בשביל הניירת המשרדית או מסמכים חשובים של העסק, כגון חוזים, תשלומים ותקבולים ועוד אבל למעשה, שירותי ארכיב ניתנים גם לגבי חומרים שינם נייר בהכרח. למשל חומרים דיגיטליים. אלו יכולות להיות קלטות ישנות או דיסקים או החסנים ניידים שהחשיבות היא הן על שמירתן כי כרגע אין בהם צורך (למשל קלטות וידאו) אבל בעיקר על שמירתן הפיזית מפני בעיות היכולות לגרום לפגיעה בהם. למשל על ידי נזקי מים, שריפות, גניבות, חבלות, פגיעות עקב טמפרטורה ועוד. באותו הקשר, גם דברים יקרי ערך כמו תעודות, אוספים וכד' – יכולים להישמר טוב יותר בארכיבים מסודרים ומאובטחים.
ובנקודה זו צריך לציין מגזר נוסף שיכול להשתמש באותם שירותי ארכיב. לא רק המגזר העסקי אלא גם המגזר הפרטי. לכולנו יש בבית מסמכים ישנים חשובים, תמונות, תעודות, קלטות ישנות או כל דבר שהערך הסנטימנטלי שלו גבוה ואנחנו חרדים פן יפגע. במקרה זה, גם אנחנו נוכל להשתמש באותם שירותי ארכיב. המחירים ליח' אחסון אינם גבוהים ולכן גם אדם פרטי ירגיש נוח ומשתלם לעשות שימוש בשירות.
מה כוללים שירותי ארכיב
החברות המתעסקות עם שירותי ארכיב, מציעות למעשה שירותי אחסון של מסמכים, מדיה דיגיטלית וכו' אבל באופן מסודר כך שניתן לבצע שליפת חומר ואחזור מידע בכל רגע לפי בקשת הלקוח. לרוב, כחלק מהארגון של החומר הפיזי, יינתן דגש על סידור וארגון החומר באמצעות תוכנות ניהול מידע, כדי להקל על מציאת החומר בעת הצורך. לצד שירותי האחסון, שירותי ארכיב מציעים גם אפשרות של סריקת החומר (כדי להעביר אותו גם לתצורה דיגיטלית), יצירה וניהול של מאגרי מידע ממוחשבים מהחומר שנשמר וכמובן גיבוי המידע עצמו. בחלק מן המקרים כוללים שירותי ארכיב גם שירותי גניזה- שזה שמירת החומר אבל גם שירותי גריסה או ביעור החומר, במידה שכבר אין בו צורך ולא נרצה שהוא יסתובב חופשי.
ניתן לגשת את המידע שלנו, באמצעות אתר מאובטח – במידה וביקשנו זאת או לבקש את העותק המקורי באמצעות בקשה מיוחדת. או אז, החומר נשלף, בתוך פרק זמן שנקבע מראש, מועבר לעיונכם בצורה מאובטחת וכאמור, יכול לשוב לאחסון בסיום. דוגמא לכך יכולה להיות למשל רצון לעיין בחוזה חשוב. בשל חשיבותו הוא ישמר באחסון המאובטח וכשיהיה צורך להציגו – ניתן לבקש להעלות אותו פיזית מהאחסון.
שירותי ארכיב כדי להיות בטוחים
עמדנו על כך כי המטרה הראשונית של הארכיב הוא שמירה על המסמכים אבל חלק חשוב משמירה זו הוא שמירה פיזית על שלמות המסמכים. חלק מן המסמכים הם סודיים ונותנים לנסיונות פגיעה כאלו ואחרים. חלק אחר הם פשוט מסמכים עם ערך גבוה ואחרים עם ערך שקשה לקמט בכסף עקב היחס הרגשי אליהם. לכן בחירת שירותי ארכיב צריכה לשים דגש על איכות החברה המספקת את השירות וכן על מערך הבטחון והשמירה שלה.
כאשר אנו מדברים על שמירה וביטחון אנחנו מדברים כמובן על שמירה פיזית שתפקידה להגן על המסמכים מפני גניבה. שירותי ארכיב איכותיים מציבים שמירה מתוגברת 24/7. אבל שירותי השמירה אינם מסתפקים רק בכך. גם אופן שמירת המסמכים עצמם הוא חשוב. רוב המסמכים, המדיה הדיגיטלית ודברים אחרים יכולים להיפגע מאחסון לא נכון. לכן ההגנה על המסמכים מתחילה באופן בו הם מאוחסנים. ראשית ההובלה אל החברה עצמה חייב להיות מאובטח. כדאי מאוד לארגן מראש את החומרים ולדאוג כי הם מאוחסנים נכון, בלי לחות, אבק וכד', המגיעים מאחסון המקור. גם במקום האחסון עצמו, חובה לשמור את החומרים במכלים מיוחדים. יש חומרים הרגישים לאור, לטמפרטורות גבוהות או נמוכות וכד'.
השכבה הסופית בה חייבים לשים דגש היא שכבת המניעה. חלילה, יתממש הסיוט הגדול והוא פגיעה בחומרים על ידי מקרי קיצון. לרוב מדובר על הצפות או שרפות, שאחריהן כמעט ואין אפשרות לשחזור החומר. שירותי ארכיב מקצועיים מציגים מערכות מתקדמות למניעה והתמודדות עם שריפות (גלאי עשן, מתזים, מערכות גיבוי וכד') והצפות הכוללות גם מערכות הגנה אבל גם מערות התראה מתקדמות.
