שירותי ארכיב הם שירות חיוני וחשוב לעבודת עורכי הדין. השירותים הללו מסייעים בארגון, שמירה ואחזור של מסמכים משפטיים רבים שנוצרים ונצברים במהלך ניהול תיקים.
ישנם מערכות לניהול שירותי ארכיב המותאמים לצרכים הייחודיים של משרדי עורכי דין, מערכות אלו כוללות אפשרויות מתקדמות לקטלוג, מיון ואיתור מהיר של מסמכים, תוך שמירה על אבטחת מידע וסודיות מקצועית.
ארכיב ממוחשב מאפשר חיפוש ואחזור של מסמכים בהתאם לקריטריונים שונים כמו תאריכים, שמות לקוחות, נושאים או מילות מפתח. זה חוסך זמן יקר של עורכי הדין וצוותם באיתור מסמכים רלוונטיים מתוך היקפי מידע עצומים. מערכת מתקדמת אף מאפשרת לעקוב אחר שרשרת מסמכים הקשורים לאותו תיק או לקוח.
אנו הטמענו מערכות אלו בקרב עורכי דין רבים, לדוגמע משרד עורכי דין VLK בבאר שבע.
מערכת ארכיב טובה מספקת יכולות סריקה, המרה לפורמטים דיגיטליים כמו PDF ו-Word ואף זיהוי תווים אופטי (OCR) המאפשרים חיפוש טקסטואלי בתוך תוכן המסמכים. כך ניתן לאתר מילות מפתח ומידע רלוונטי בתוך מאגרי מידע עצומים בקלות ובמהירות.
בתור חברה שמספקת שירותי ארכיב למשרדי עורכי דין אנו מציעים בדרך כלל אחסון גיבוי חוץ ארגוני ברמות אבטחה גבוהות על מנת להבטיח הגנה מפני אבדן מידע במקרים של אסונות ותקלות. הן גם לוקחות אחריות על אבטחת המידע והגנת הפרטיות על פי חוק ותקנות. בנוסף לארכוב פיזי ודיגיטלי של המסמכים, חלק משירותי הארכיב כוללים ניהול מחזור חיי המסמך – קביעה אילו מסמכים יש לשמור, היכן ולכמה זמן, בהתאם לדרישות החוק וצרכי משרד עורכי הדין. ישנן הוראות שונות לגבי תקופות שמירה מינימליות של מסמכים משפטיים שיש להקפיד עליהן.
שירות ניהול מחזור חיי מסמך כולל גם גריסה מאובטחת של מסמכים שחלפה תקופת השמירה הנדרשת שלהם. זה עוזר למשרדי עורכי דין לעמוד בדרישות החוק והרגולציה מחד, ולשמור על היעילות התפעולית של מערכות האחסון והארכיב שלהם מאידך.
שירות ארכיב מקצועי יכול לסייע לחסוך עלויות אחסון, לנהל בצורה טובה יותר את המידע הרב שנאגר במשרד עורכי דין לאורך שנים, ולשפר את יעילות ושירות הלקוחות. גישה מהירה למידע רלוונטי חוסכת זמן יקר של עורכי הדין, מאפשרת קבלת החלטות מושכלת יותר ותורמת לאיכות השירות ושביעות רצון הלקוחות.
