סריקת מסמכים וארכיב ממוחשב הם שירות נפוץ וחשוב עבור עסקים. אין למעשה הבדל בין עסק קטן יחסית לחברה או תאגידי ענק ואבין אפילו משרד ממשלתי עצום מימדים. לכולם יש מידע, יש מסמכים וקיים צורך חשוב לשמור ולהגן עליהם לאורך שנים.
בבסיסם, שירותי ארכיב נועדו לשמור ולאבטח מסמכים שיש בעסק, כאשר כבר אין מקום פיזי לשמור אותם או כאשר יש צורך בשמירה הדוקה יותר, הן מפני גניבות וחבלות והן מפני נזקים כמו שריפות ונזקי מים העלולים לפגוע בהם. המשרד או העסק חשופים הרבה יותר לפגיעות וקיימים אצלם תנאים פיזיים פחות מיטביים לצורך השמירה של מסמכים חשובים יותר או פחות. אלא שברבות השנים, שירותי ארכיב התפתחו והם אינם מציעים כיום רק שירותי אחסון סטנדרטיים. כעת ניתן לקבל גם שירותי סריקת מסמכים וארכיב ממוחשב, שמסייעים לכם גם בארגון החומר, תיעוד וגיבוי שלו וכן אפשרות לשליפה ואחזור מהירים של החומר בעת הצורך.
פעילותו של הארכיב
שירותי הארכיב לעולם אינם מסתיימים. מרגע שבעל העסק הביע את רצונו לשמור, לאחסן או לבצע סריקת מסמכים וארכיב מקצועי ממוחשב, התהליך מתבצע 24 שעות ביממה לאורך כל התקופה הנדרשת. תחילתו של השירות היא בהגעת צוות מומחים ואבטחה לקחת את החומר מן המשרד. התהליך הראשוני של הארגון והסדר של החומרים מתחיל כבר שם שכן המיון והסידור הראשוניים יסיעו לארגון בהמשך. יש צורך גם לבדוק כי החומר אינו מגיע כשהוא מכיל "בעיות" כמו רטיבות, אבק וכד'. האחסון עצמו נעשה בתיבות מיוחדות במרכז האחסון הלוגיסטי, כאשר גם שם, הכל מבוקר ובשליטה. באם נדרשים- גם חדרים עם טמפרטורה מבוקרת (למשל למדיה דיגיטלית). ככלל כל הסיבבה מאובטחת עם מערכות מתקדמות למניעת חבלות, נזקי טבע, נזקי מקרים מיוחדים כמו שריפות וכד' וזאת לצד שמירה פיזית הדוקה.
לצד האחסון, יש צורך גם בארגון, שכן לעיתים, מי שאחסן את המסמכים גם ירצה לראות אותם שוב או שיבקש לראות מסמך ספציפי מתוכם. יש חשיבות למהירות בה ניתן לאתר ולהוציא מסמך כזה מבין כל החומרים המאוכסנים ולכן יש חשיבות גם בארגון המידע. לכן חלק חשוב יהיה סריקת מסמכים וארכיב ממוחשב של המסמכים שנמסרו. באם זה השירות שתבקשו, בעת קליטת החומר, הוא יעבור הקלדה, תיעוד, קטלוג, קבלת ברקוד ויצירת מאגר מידע ממוחשב בגינו. כך, תוכלו במידה וביצעתם תהליך של סריקת מסמכים וארכיב ממוחשב להסתכל אונליין בכל רגע, במסמכים שלכם. כמובן שהדגישה אל מאגר מידע זה, תהיה רק עבורכם ומאובטחת תמידית. לצד הפעולות של צפיה במסמכים, במידה וישנו תהליך של סריקת מסמכים וארכיב משוכלל, תוכלו גם לבצע חיפוש על פי חתכים שונים, להפיק דו"חות ועוד.
חדשנות טכנולוגית מומלצת
ישנם חברות רבות המתעסקות בשירותי ארכיב וגניזה. וכמו בכל שוק שחווה פריחה הוא מתמלא מהר מאוד בחברות עם מוסר ויכולת נמוכים, לצד החברות המצטיינות, המקצועיות והמנוסות. החוכמה היא לאתר את החברות שיכולות לספק לנו את השירותים המיטביים בכלל, ואת השירותים המתאימים עבור צרכי העסק שלנו, בפרט.
בחלק הפיזי הקשור לאבטחת המידע, הרי שראוי לברר כיצד ואיפה מאוכסנים החומרים? אלו תאי אחסון יש? היכן המבנה הפיזי והאם הוא מאובטח או שהוא מחורר ומט ליפול? האם תנאי הסביבה, מערכות ההתראה והמניעה מתקדמות ועוד. לא רק שהמידע של העסק חשוב לתפעולו השוטף אלא שלעיתים מדובר על חומרים רגישים או בעלי חשיבות עסקית רבה ויש צורך כי הם ישמרו בקפידה ויהיו נכונים ומזומנים לכם בכל רגע.
לכן חלק חשוב נוסף הוא רמת השרירותיות וחלק זה מתחיל בנושא האחסון, סריקת מסמכים וארכיב ממוחשב שיש להקים, היכולת לספק בקשות אחזור וקבלת מידע באופן מהיר ולא רק לאחר ימים מרובים וכד'. באותו הקשר, גם תחום הדיגיטציה של השירות חשוב מאוד. סריקת מסמכים וארכיב ממוחשב מאפשרים גיבוי למסמכים חשובים במיוחד על שרתי החברה (שגם עליהם להיות מגובים) ומאפשרים בנית מאגר מידע של נתונים מרכזיים כך שניתן לבצע שחזור מידע בצורה קלה ומהירה.
סריקת מסמכים וארכיב ממוחשב עם אבטחה דיגיטלית
סריקת מסמכים וארכיב ממוחשב מחייבים גם הם הקפדה על מדיניות אבטחת המידע. שן קיימים כיום הרבה עבריינות רשת, מתקפות סייבר וכד', שמטרתם היא גרמת נזק או גנבה דיגיטלית של מסמכים חשובים. לכן, הצוות של חברת הארכיב חייב להיות מקצועי ומיומן באבטחה פיסית אבל לא פחות בכל הקשור לאבטחה דיגיטלית ועל החברה כולה לעמוד בתקנות הבינלאומיות המחמירות ביותר בתחום.
שירותי ארכיב וגניזה, חייבים להיות כאמור מותאמים לעסק או ללקוח ספציפי. יש כאלו שחשוב עבורם מימד האבטחה הפיזית, חלק יבקשו להתמקד בשמירה על מצב המסמכים ואחרים יעדיפו גם שירותים של סריקת מסמכים וארכיב ממוחשב שיוכלו לאפשר להם גישה מהירה מכל מקום באמצעים בטוחים לצפייה במסמכים שלהם. יש כמובן להביא בחשבון את גודלו ואת אופי העסק. אנחנו מתמחים ביכולת להכיר וללמוד את הלקוח, לזהות את הצרכים הייחודיים שלו ולהכיר לו את החברה המתאימה ביותר עבור צרכיו, שתבטיח לו את השירות המושלם ביותר עבורו. נשמח שתשאירו פרטים והמומחים שלנו יחזרו אליכם.
