ארכיב לעסקים

למרות שנדמה שהכל פועל בצורה דיגיטלית היום, עדיין יש לא מעט עסקים שפועלים עם ניירת באופן מלא או חלקי. שירותי ארכיב לעסקים הם שירותים שנועדו לתת מענה לאותם עסקים הנדרשים לאבטח את אותם מסמכים ולאחסן אותם במקום מוגן וזמין – בדגש על זמין. מסמכים ישנים נקראים ארכיב – משמה מקומם בארכיון. את המסמכים האלו יש לשמור מכיוון שמדובר על מסמכים חשובים ואם תרצו לשמור אותם ולדאוג שלא תהיה גישה למסמכים אלו עליכם לבחור בחברת אחסון ארכיב לעסקים שפועלת באופן מקצועי. 

מהו אחסון ארכיב?

אחסון ארכיב הוא מקום אשר נותן שירותי ארכיב לעסקים. כל עסק מוצא את עצמו שומר כמות מסוימת של מסמכים, אצל עסקים מסוימים ייתכן והניירת תהיה בכמות נמוכה – משמע האחסון לא יכביד על בית העסק. מצד שני, יש עסקים וארגונים שונים שכמות המסמכים שהם מייצרים גבוהה ורובם מסמכים שיש לשמור עליהם או שמדובר על מסמכים רגישים שכל עסק מעדיף לשמור בדרכים מאובטחות יותר. ארכיב לעסקים הוא שירות הניתן על ידי גורמים מקצועיים, המקום מאחסן ושומר על המסמכים שלכם.

אך לא מדובר על שירות לשמירה בלבד. שירותי ארכיב כוללים אבטחה, מיון מדויק, שירותי הובלה ושליחה לבתי עסקים תוך 24 שעות מזמן הבקשה. כל הניירת מאובזרת בתוך יחידת אחסון תחת הגדרות מסוימות המאפשרות למקום לנהל את המיון ולתת מענה תוך פרק זמן קצר. כל מה שנכנס להגדרה של ארכיב יישמר במקום. חשבו בתור בעלי עסק היכן אתם שומרים על המסמכים שלכם וכמה מקום האחסון דורש מכם. 

איך בוחרים חברה מקצועית?

אין הרבה חברות שנותנות שירותי אחסון לעסקים, לרוב יהיה מדובר על חברות שנותנות מענה למשרדים ממשלתיים. עם זאת, מתוך ההיצע הנמוך של אותן חברות חשוב לבחור בקפידה את החברה שתאחסן את המסמכים הרגישים של בית העסק.

יש מספר קריטריונים לפיהם אנו ממליצים לבחור שירותי ארכיב לעסקים:

1. שירות מקיף – מה כולל השירות אותו אתם מקבלים? יש חברות שיציעו לכם שירות מצומצם בו הן מאחסנות בלבד את המסמכים שלכם ואתם משלמים על השכרת המקום בלבד. שירותים אלו נחשבים לפחות מומלצים בעינינו מכיוון שבית עסק יעדיף לקבל שירות מקיף יותר.
2. זמינות – הדבר החשוב ביותר לדעתנו היא הזמינות של שירותי האחסון. מה קורה במקרה בו אתם צריכים שירות דחוף לקבלת מסמך שנמצא ביחידת האחסון? במקרים כאלה יהיו חברות שיתנו מענה של שירותים דחופים. זאת אומרת, אתם תקבלו את המסמך תוך 24 שעות, ובמקרים בהם נדרש לקבל מסמך תוך פרק זמן קצר יותר יהיו חברות שיעניקו שירותי SOS. 
3. אבטחה – חברה מקצועית תדאג לאבטח את המקום לא רק על ידי מכשור חשמלי, מצלמות ועוד. חברה מקצועית תעניק שירות מקיף בו מלבד למצלמות תמצאו גם שירות אנושי, זאת אומרת שיש אבטחה קבועה במקום ואנשי שירות שיתנו לכם מענה אנושי במקום לכל מקרה בו אתם צריכים מסמך. 
4. מוניטין – כל חברה שנותנת שירותים מקצועיים צריכה להוכיח את עצמה בשטח. בחרו בחברה שיש לה מוניטין חיובי מוכח, שבתי עסק אחרים עובדים איתה וממליצים על שירותיה. היום ניתן לבדוק את מוניטין החברה בדרך די פשוטה על ידי סקירה מהירה באינטרנט.

אילו עסקים צריכים שירותי ארכיב?

שירותי ארכיב ניתנים לכל עסק שעובד עם ניירת, הקלטות וכל מסמך אחר שדורש אחסון. כל עסק שרוצה לחסוך במקום (וכל בית עסק יודע את החשיבות של כל שטח שיש בעסק) נדרש בשירותי אחסון. כמו כן, ברגע בו אתם מאחסנים במקום חיצוני את המסמכים הרגישים אתם מאבטחים את העסק בצורה מקיפה יותר. אם מדובר על מספר מסמכים שאתם יכולים לאחסון באחת ממגירות העסק אין ספק ששירותי ארכיב פחות מתאימים לכם. מצד שני, אם מדובר על משרד רואי חשבון, משרד הנהלה או כל גוף אחר שעובד עם כמות מסמכים רגישה שהיא גבוה, אותו עסק צריך שירותי ארכיב לעסקים.

כמה עולה השירות?

השירות של ארכיב לעסקים משתנה בהתאם לחברה עצמה. לרוב המחיר יהיה לפי יחידת אחסון. יחידת אחסון הוא ארגז שמכיל כ-4 קלסרים גדולים, אתם יכולים למיין את המסמכים שלכם בצורה הנוחה לכם, בין אם מדובר על תפזורת ובין אם מדובר על מסמכים שנמצאים בקלסרים. עלות של כל יחידת אחסון הוא לפי שנה, המחיר הוא כ-25 ש"ח לשנה לא כולל שירותים נלווים. זאת אומרת, אם אתם רוצים שהחברה תגיע לבית העסק כדי לקחת את המסמכים, למיין אותם ולהוביל חזרה לארכיון המחיר יהיה חד פעמי בהתאם לכמות המסמכים (לרוב החל מ-40 ש"ח) ובהתאם לאזור בו נמצא בית העסק. 

מלבד לכך, יש שירותים נוספים שעשויים לייקר את המחיר כמו הובלה דחופה ושירותים נלווים אחרים שמציעה החברה. חשוב לדעת, לאחר שנה אם לא חודש המנוי כל המסמכים עוברים לגריסה. לכן, חשוב להתאים ציפיות עם החברה לפני שאתם בוחרים בשירותיה.